So klappt es
Vom Sitzungsfrust zur Sitzungslust
Bis zur Hälfte der Arbeitszeit verbringen Mitarbeitende in Sitzungen. Sind die Meetings gut vorbereitet, effizient durchgeführt und wird dabei wertschätzend kommuniziert, profitieren alle davon.
Ob online oder physisch vor Ort – in jeder Firma finden sie statt, die Sitzungsmarathons. Meine Erfahrung zeigt, dass in praktisch allen Unternehmen die meisten Mitarbeitenden mit der Sitzungskultur ihrer Firma unzufrieden sind. Dabei wäre es so einfach – mit mehr Wertschätzung und einer guten Organisation könnte so manches Meeting besser funktionieren und Freude statt Frust bereiten.
In vielen Firmen verbringt ein Grossteil der Mitarbeitenden bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit in Sitzungen. Könnte die Sitzungsdauer um 25 Prozent reduziert werden ohne dass das Resultat darunter leidet, würde sich dies finanziell für das Unternehmen lohnen. Bei einem Mitarbeitenden könnte so zum Beispiel schon mal schnell 10’000 Franken pro Jahr eingespart werden. Bei einer Firma mit 100 Mitarbeitenden ergäbe sich dann bereits eine Einsparung von einer Million Franken.
Durch eine Verkürzung der Sitzungsdauer werden nicht nur Kosten gespart, sondern vor allem auch Reibungsverluste und Frustrationen.
Als Trainerin engagiere ich mich für mehr Sozialkompetenz im Beruf. Aufgrund meiner Erfahrung bedarf es nur weniger Änderungen, um mehr Freude in den Berufsalltag zu bringen. Neben Wertschätzung ist Verbindlichkeit gefragt. Ein Vorleben und Einfordern dieser Soft Skills durch den Sitzungsleitenden ist dabei das A und O. Das gilt übrigens auch bei Online-Sitzungen.
5 erfolgsversprechende Soft Skills für Sitzungen
Vorbereitung
Ein grosses Ärgernis bei allen Teilnehmenden ist die mangelnde Vorbereitung. Sie sind gezwungen, nochmals zu repetieren und alle auf den aktuellen Stand zu bringen. Dies ist ein Zeitkiller, beinhaltet grosses Frustpotential und gibt kein gutes Bild ab. Ausrede Nr. 1 ist oft: «Weil ich dauernd an Sitzungen teilnehmen muss, fehlt mir die Zeit mich darauf vorzubereiten». Hier beisst sich die Katze in den Schwanz. Bei weniger, dafür besser strukturierten und vorbereiteten Sitzungen gewinnt man automatisch Zeit für die Vorbereitung und steigert damit die Qualität.
Pünktlichkeit
Wenn Sie pünktlich erscheinen, zeigen Sie Wertschätzung gegenüber den anderen Sitzungsteilnehmenden. Sie demonstrieren, «die Sitzung ist mir wichtig», «eure Zeit ist mir wertvoll» und «ich bin gut organisiert». Kommen Sie sogar ein paar Minuten zu früh, so nutzen Sie diese Zeit, um mit Ihrem Team zu plaudern und sorgen damit für einen guten Einstieg in die Sitzung.
Positiv starten
Starten Sie positiv, so nehmen Sie diese Energie gleich mit in das erste Traktandum. Kluge Sitzungsleiter starten mit einem 1 bis 2 minütigen Intro. Entweder Sie beginnen mit Small Talk und erkundigen sich, wie das Team das vergangene Wochenende erlebt hat, ob jemand vielleicht das Lauberhorn-Abfahrtsrennen in Wengen verfolgt hat oder Sie fragen aktiv nach einem positiven Erlebnis eines Mitarbeitenden. Dies darf ruhig auch privater Natur sein. Auch ein «Danke» für die gute Vorbereitung, die tollen Ideen etc. wirken motivierend.
Interesse zeigen
Das Grundbedürfnis jedes Menschen ist Aufmerksamkeit. Jeder will wichtig sein bzw. nicht übersehen werden. Wenn Mitarbeitende zu wenig Aufmerksamkeit und Wertschätzung erhalten, so versuchen sie oft, an Sitzungen die Wichtigkeit ihrer Arbeit mittels langer Präsentationen und Ausführungen zu demonstrieren. Sie geniessen diese Plattform und ärgern damit alle unter Zeitdruck stehenden Kolleginnen und Kollegen. Wenn Sie mit Augenkontakt, einem Lächeln und einer zugewandten Körpersprache Interesse zeigen (statt ins Notebook zu schreiben oder aus dem Fenster zu schauen), fördern Sie eine gute Gesprächskultur. Wertschätzung zeigen können Sie bereits mit einer freundlichen Begrüssung, einem Lächeln oder einer kleinen Geste wie zum Beispiel Getränke anbieten oder etwas Süsses mitbringen.
Verbindlichkeit
Viele ärgern sich über die mangelnde Verbindlichkeit der Teilnehmenden. An der Sitzung werden Vereinbarungen getroffen, die später nicht eingehalten werden, meistens ohne Konsequenzen. Dieses stete Wiederkäuen an angestaubten Traktanden ist frustrierend. Protokolle mit Terminen und Verantwortlichkeiten verhindern, dass an der nächsten Sitzung an alten Problemen weiterdiskutiert werden muss.
Es lohnt sich, die Einschätzung der Sitzungskultur einmal jährlich im Team abzuholen und an Verbesserungen zu arbeiten. Damit mehr Freude aufkommt und die positive Energie auf alle anderen überspringen kann. Als Alleinunternehmerin vermisse ich oftmals ein Team, den Austausch und das gegenseitige Stützen. Sitzungen sind wertvoll, wenn wertschätzend kommuniziert wird und sich alle verbindlich an ein paar Regeln halten.
Ein kurzes Debriefing am Schluss hilft bei der Reflektion der Sitzungsqualität. Statt anschliessend im Flur zu jammern und zu lästern über das schlechte Meeting, setzen Sie sich das Ziel «nächstes Mal besser machen» und bringen Sie den Mut auf, Ihre Kolleginnen und Kollegen auf die mangelnde Umsetzung der Soft Skills aufmerksam zu machen. Auch Feedback geben bedeutet Wertschätzung. Dies im Sinne einer besseren Qualität und mehr Freude statt Frust an Sitzungen und bei der Arbeit.